Yhtymäkokous
Pöytäkirja 11.06.2024/Pykälä 8

Tarkltk. 14.02.2024 § 8 

 Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tulee arvioida, ovatko yh-tymäkokouksen asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet koulutuskunta-yhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoi-tuksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa yhtymäkokoukselle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset.

 Tarkastuslautakunta aloittaa vuoden 2023 arviointikertomuksen valmistelun.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää aloittaa vuoden 2023 arviointikertomuksen valmistelun.

Päätös Tarkastuslautakunta aloitti vuoden 2023 arviointikertomuksen valmistelun ja sopi jatkotoimista.
__________

Tarkltk. 14.03.2024 § 14 

 Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2023 arviointikertomuksen valmistelemista.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää jatkaa arviointikertomuksen valmistelua.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti jatkaa arviointikertomuksen 2023 valmistelua.

Tarkastuslautakunta päätti pitää ylimääräisen kokouksen 2.5.2024 klo 16.00 arviointikertomuksen hyväksymistä varten.
__________

Tarkltk. 18.04.2024 § 18 

 Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2023 arviointikertomuksen valmistelemista.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää jatkaa arviointikertomuksen 2023 valmistelua.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti jatkaa arviointikertomuksen 2023 valmistelua.
__________

Tarkltk. 02.05.2024 § 24 

 Tarkastuslautakunnan arvioinnin tulokset ja kannanotot esitetään arviointikertomuksessa, jota tarkastuslautakunta on valmistellut kokouksis-saan 14.2.2024, 14.3.2024 ja 18.4.2024.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää:

1. käsitellä ja hyväksyä vuoden 2023 arviointikertomuksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten

2. esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää koulutuskuntayhtymän hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti esityksen mukaisesti.

Liite arviointikertomus 2023.
__________

Liite Arviointikertomus 2023

Hallitus 16.05.2024 § 30 

 Valmistelija: kuntayhtymän johtaja Jouko Lindholm ja talous- ja hallintojohtaja Kari Mäntyharju.

Arviointikertomus 2023

Ohessa on kuntayhtymän hallituksen vastine tarkastuslautakunnan 2.5.2024 allekirjoittamaan arviointikertomukseen vuodelta 2023. Vastineet on jaoteltu aihealueittain niin, että ensin on tarkastuslautakunnan kannanotto ja sen jälkeen hallituksen vastine siihen.

Toimintaympäristö ja tulevaisuuden haasteet

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Ulkoisina tekijöinä kuntayhtymää on pandemian jälkeen haastanut Ukrainan sodan välillisesti aiheuttama energiakriisi. Energianhintojen nousu on ruokkinut inflaatiopaineita, joista kohdistuu kuntayhtymälle kustannusten kasvupaineita yleisesti ostopalvelujen, mutta myös kasvavien energiahintojen muodossa. Pahimmat inflaatiopaineet ovat onneksi hellittäneet 2023 vuoden lopulle tultaessa. 

Opiskelijavuosissa mitattuna edelleen jatkuva opiskelijamäärien laskutrendi on huolestuttava, ja nuorten ikäryhmien pienentyessä on odotettavissa, että kehitys jatkuu. Tämä tulee jatkossa näkymään kuntayhtymässä rahoituspuolen paineena.

Talouden tasapainottamishaasteiden osalta henkilöstön hyvinvointi tulee olemaan keskeinen tekijä onnistuneen palveluntuotannon turvaamisessa, ja tämän ylläpitämiseen sekä avoimeen viestintään on tarpeellista kiinnittää erityistä huomiota.

Laskevien opiskelijamäärien haasteeseen liittyen, onko markkinoinnin ja saavutettavuuden lisäämisen vaikutusta opiskelijamäärien kehitykseen arvioitu?

Hallituksen vastine

Kuntayhtymä ottaa 1.1.2025 käyttöön uuden vuosityöajan mallikehyksen, jossa opetusta, ohjausta ja tukea kohdennetaan entistä enemmän opiskelijoihin. Tällä pyritään parantamaan pitovoimaa ja ehkäisemään keskeytyksiä. Asia vaikuttaa luonnollisesti myös kuntayhtymän talouteen.

Luksian www-sivujen uudistuksen yhteydessä on parannettu ja parannetaan edelleen koulutustarjonnan näkyvyyttä. Luksian viestintäasiantuntija seuraa raportointityökalujen avulla ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin tavoitettavuutta.

Investointien toteutuminen

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Tarkastuslautakunta on seurannut tilikaudella investointien edistymistä. Osa tilikaudelle suunnitelluista investoinneista päätettiin siirtää myöhempään ajankohtaan ja tulevat rasittamaan taloutta myöhemmin toteutuessaan. Keskeiset lykkääntyneet investoinnit 2023 olivat Toivonkadun vanhan osan katto- ja iv-saneeraustyöt, jotka siirtyivät vuodelle 2024 tarjouspuolen haasteista johtuen. Lisäksi investoinneista lykkääntyivät myös Toivonkadun kellarikerroksen peruskorjaustyöt sekä asuntolan julkisivuremontti.  Investointeja varten nostetuille varoille on saatu verrattain hyvää korkotuottoa. Lykkääntyneitä investointeja olisi hyvä saada edistettyä seuraavilla tilikausilla, niiltä osin kuin se on kuntayhtymän kokonaisetu huomioiden tarkoituksenmukaista.

Hallituksen vastine

Lykkääntyneistä investoinneista ensimmäinen eli Toivonkatu 4:n ilmanvaihto- ja kattourakka on jo käynnissä. Siitä saatiin noin miljoona euroa edullisempi tarjous kuin keväällä 2023. Muut merkittävät lykkääntyneet peruskorjausinvestoinnit toteutetaan pääsääntöisesti vuosille 2023-2026 laaditun investointiohjelman mukaisesti. Investointiohjelman laatiminen ja sen toteuttaminen tehdään harkiten ottamalla huomioon toimintaympäristössä ja rahoituksessa tapahtuvat muutokset. Asuntolaan ei tehdä alkuperäisessä investointisuunnitelmassa esitettyjä mittavia peruskorjauksia, koska asuntolan tarvetta nuorten asumiseen on, tarkastellaan uudelleen toiminnan ja talouden tasapainottamissuunnitelman yhteydessä. Investointiohjelmassa hankkeiden ajoittuminen tarkasti yhdelle tilikaudelle on haasteellista, koska markkinatilanne rakentamisessa vaihtelee ja peruskorjauskohteiden rakennusteknisessä suunnittelussa ja toteutuksessa tulee aina yllätyksiä, joihin kaikkiin ei ole voitu ennalta varautua.

Kuntayhtymän tuloskortti 2023

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Kokonaisuutena arvioiden tarkastuslautakunta katsoo, että toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on kuntayhtymässä saavutettu yleisesti ottaen hyvin toteutuneiden tavoitteiden suhteellisen osuuden mukaan. Parannusta edellisvuoden toteutuneisiin mittaritavoitteisiin on tapahtunut huomattavasti sekä lukumääräisesti, että suhteellisilla toteutumisasteilla. Edellisellä tilikaudella asetetuista tavoitteista täyttyi vain alle neljäsosa (24 %), kun tänä vuonna asetetuista tavoitteista saavutettiin yhteensä yli puolet (54 %).  Tarkemmat tuloskortin toteumat ovat löydettävissä arviointikertomuksen liitteenä.

Hallituksen vastine

Opiskelijapalautekyselyjen ja työnantaja- ja työpaikkaohjaajakyselyjen vastausprosenttien suhteellinen alhaisuus on tiedostettu ja Luksian opetushenkilöstön kanssa on pohdittu keinoja nostaa vastausprosentteja. Yksi konkreettinen esimerkki vuoden 2023 osalta on työpaikkaohjaajakysely, jossa vastausprosentti parani huomattavasti edellisestä vuodesta ja saavutti asetetun 30 % tavoitteen.

Henkilökohtaisten kehittämissuunnitelmien (HOKS) laadinnan osalta kuntayhtymässä käydään tutkinnonohjaajien kanssa keskustelu siitä, miten saadaan toteutusastetta nostettua lähemmäksi tavoitetta. Osana tiedolla johtamista kuntayhtymään hankittu TCD-raportointityökalu auttaa tutkinnonohjaajia paremmin hahmottamaan opiskelijan tilannetta työpöytänäkymän avulla.

Eroamisen syitä on selvitetty yhdessä opiskelijoiden kanssa. Varsinaista lähtökeskustelua ei käydä, mutta opiskelija täyttää eroamisen yhteydessä lomakkeen, josta selviää eroamiseen johtaneet syyt. Toisaalta on myös opiskelijoita, joita kuntayhtymän rehtori katsoo eronneeksi, koska opinnot eivät ole edenneet opiskelijoiden kanssa käydyistä monista keskusteluista huolimatta.

Henkilöstömittareita on jo muutettu tarkoituksenmukaisemmiksi (esim. kehityskeskusteluiden toteuman sijaan kehittymissuunnitelmien toteuma-aste). Tavoitteena on tarkastella muitakin mittareita ja pyrkiä luomaan sellaisia, jotka samalla myös ohjaavat toimintaa. Yksi muutettava mittari voisi olla henkilöstön kehittämiseen käytetyn resurssin sijaan henkilöstön osaamisen karttuminen esim. sen jälkeen, kun kuntayhtymässä ovat käytössä osaamiskartoitukset ja täydennyskoulutussuunnitelmat.

Henkilöstö

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Henkilöstön korkea keski-ikä ja seuraavina vuosina eläköityvien merkittävä määrä huomioiden on tärkeää, että työntekijöiden työkykyisyyttä tuetaan ja huomioidaan mahdollisuudet osatyöntekoon. Eläköityvien osalta tulee tarkastella, onko henkilöiden mukana poistumassa sellaista inhimillistä pääomaa, jota kannattaisi pyrkiä siirtämään ennen poistumia ns. hiljaisen tiedon siirtämiseksi. Toisaalta on myös tärkeää huomioida osaamisen riittävyys henkilöstömuutosten kohdalla. Lautakunta näkee, että rekrytointitilanne on tällä hetkellä hyvä, mutta alakohtaisia eroja on havaittavissa. Pätevän henkilöstön rekrytointihaasteisiin liittyen lautakunta näkee hyvänä, että muodollinen pätevyys on mahdollista hankkia työtehtävien yhteydessä. Vuonna 2023 yhdeksän henkilöä suoritti työnohessa pedagogiset opinnot tätä kautta (3 henkilöä, 2022).

Hallituksen vastine

Osaamiskartoitukset ja niiden pohjalta tehtävä kriittisen osaamisen tunnistaminen auttavat myös hiljaisen tiedon siirtymisessä. Toki myös toimialoilla tulee tehdä esihenkilöiden toimesta ns. seuraajasuunnittelua. Tämän voi hyvin toteuttaa siten, että kehityskeskustelussa sovitaan eläköityvän henkilön osalta tavoitteiksi oman osaamisen siirtoa ja perehdyttämistä muille tai se voi olla esim. mentorityyppistä toimintaa. Henkilöstön työkyvyn tukemisen osalta on käytössä monia toimintamalleja. Tiivis yhteistyö työterveyshuollon kanssa takaa varhaisen reagoinnin ja eri vaihtoehtojen tarkastelun työntekijälähtöisesti. Esimerkiksi osa-aikatyöstä tai sopeutetuista työtehtävistä on sovittu hyvin joustavasti työterveyshuollon suositusten pohjalta.

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Talouden tasapainottamishaasteet huomioiden, lautakunta näkee hyvänä, että kulujen sopeuttamiseksi pyritään tekemään sisäisiä järjestelyjä työnkuvien muutoksilla sekä arvioimalla tarvetta luontaisista poistumista johtuvien paikkojen uudelleentäyttämiseksi. Työnkuvien muutosten osalta on tärkeää varmistaa, että kokonaiskuormittavuus pysyy hallitulla tasolla. Työssä jaksaminen ja työhyvinvointi ovat keskeisiä tekijöitä, joilla nykyiset henkilöt voivat terveytensä ja hyvinvointinsa puolesta jatkaa töissään pitkään ja jollaa Luksia näyttäytyy vetovoimaisena työpaikkana alallaan.

Hallituksen vastine

Työnkuvien muutoksilla pyritään myös työn mielekkyyden lisäämiseen siten, että toimintamalleja suoraviivaistetaan ja automatisoidaan. Osaamisen lisääminen lisää myös työn hallinnan kokemusta ja parantaa sitä kautta työhyvinvointia.

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Poissaolokäytäntöjen osalta työterveyshuollon kautta saadun tiedon mukaan saattaisi olla tarpeellista tarkastella, milloin on tarkoituksenmukaista olla yhteydessä työterveydenhuoltoon ja milloin asia voitaisiin hoitaa lähiesimiehen kanssa. Henkilöstön edustajien havaintoihin liittyen mielenterveyden haasteiden osalta olisi erittäin tärkeää, että esihenkilöt pyrkisivät mahdollisuuksien mukaan kiinnittämään näihin ongelmiin huomiota päivittäisjohtamisen yhteydessä, jotta erityisesti kuormittuneisuuden tunnistaminen jouduttuisi.

Hallituksen vastine

Esihenkilöiden on tärkeää seurata ja käydä henkilöstönsä kanssa säännöllistä keskustelua mm. työssä jaksamisesta. Varhaisen tuen mallin mukainen toiminta ja työterveyshuollon aktiivinen yhteydenpito auttavat siinä, että tilanteisiin reagoidaan mahdollisimman matalalla kynnyksellä ja mahdollisimman nopeasti. Esihenkilöitä tulee myös valmentaa mielenterveyden haasteiden tunnistamiseen ja niistä keskustelemiseen.

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Lautakunta suosittelee päivittämään yhdenvertaisuuslain 6 §:n mukaisen suunnitelman tarvittavista toimenpiteistä yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Edellinen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma on hyväksytty johtoryhmässä 2.12.2016 vuosille 2016-2019.

Hallituksen vastine

Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman päivittäminen on ajoitettu tehtäväksi vuoden 2024 loppupuolella.

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Johtaminen, osaaminen, henkilöstön ja oppilaiden hyvinvointi ovat tärkeitä pito- ja vetovoimatekijöitä kuntayhtymässä, joka kamppailee alati laskevien opiskelijamäärien kanssa. Henkilöstön edustajien raportoimat haasteet johtamisessa ja henkilöstön toimesta tapahtuva kiusaaminen tulee ottaa vakavasti ja haastavat tilanteet tulee kyetä ratkaisemaan rakentavasti. Epäasiallisen kohtelun ilmoituskanava ILMO on edellä mainittuihin havaintoihin liittyen hyvä käytännön kehityskulku. Vaikeiden tilanteiden käsittelemiseen on edelleen syytä kiinnittää huomiota.

Hallituksen vastine

Henkilöstöhallinto ottaa jatkossa enemmän vastuuta henkisen työsuojelun järjestelyistä. Luksian kiusaamisen ja häirinnän ehkäisemisen ja käsittelyn ohjeistus tullaan päivittämään henkilöstön osalta tilikauden 2024 aikana.

Tarkastuslautakunnan kannanotto

Tiedolla johtamisen roolin kasvaessa on tärkeää kiinnittää huomioita henkilöstön digiosaamisen varmistamiseen. Tämä on keskeistä muun muassa kerättävän tiedon laadun varmentamiseksi tilanteissa, joissa henkilöstö vaikuttaa suoraan syötettävään informaatioon. Tarkastuslautakunta kannustaa kuntayhtymän henkilöstöä huolehtimaan sisäisten koulutustilaisuuksien asianmukaisesta kirjaamisesta.

Hallituksen vastine

Digiosaamisen varmistaminen ja koulutusten tarjoaminen nähdään tärkeäksi. Osaamisen tasoa arvioidaan eri tehtäviin kohdennettujen osaamismerkkien avulla ja osaamispuutteisiin on tarjolla koulutusta. Luksiaan on hankittu henkilöstön käyttöön Eduhousen toteuttama digitaalisten koulutusten verkkopalvelu. Henkilöstö voi hyödyntää alustaa ja siellä olevaa koulutustarjontaa vapaasti oman osaamisen ylläpitämisessä ja kehittämisessä.

Sisäisillä perehdytyksillä niin järjestelmien kuin toimintamallienkin osalta varmistetaan puolestaan se, että työtehtävien hallinta on riittävää ja että esimerkiksi kirjaukset eri järjestelmiin osataan tehdä oikein.

Esitys

Kyj Hallitus päättää antaa yhtymäkokoukselle tiedoksi yllä olevan vastineen tarkastuslautakunnan vuoden 2023 arviointikertomuksessa esittämiin kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Päätös Hallitus päätti esityksen mukaisesti.

Liite Arviointikertomus 2023

Täytäntöönpano Yhtymäkokouksen esityslistalle 11.6.2024

 __________

Yhtymäkokous 11.06.2024 § 8  

103/00.03.00/2023  

 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 2.5.2023 § 24 laatinut arviointi-kertomuksen vuoden 2023 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Hallitus on kokouksessaan 16.5.2023 § 30 käsitellyt arviointikertomuksen ja antanut vastineensa tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Esitys Yhtymäkokous päättää käsitellä tarkastuslautakunnan laatiman arviointikertomuksen vuoden 2023 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja merkitä tiedoksi hallituksen vastineet tarkastuslautakunnan kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Päätös Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti.

Liite Arviointikertomus 2023

 __________