Yhtymäkokous
Esityslista 17.06.2025/Asianro 9

Tarkltk. 06.02.2025 § 6 

 Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tulee arvioida, ovatko yh-tymäkokouksen asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet koulutuskunta-yhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoi-tuksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa yhtymäkokoukselle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset.

 Tarkastuslautakunta aloittaa vuoden 2024 arviointikertomuksen valmistelun.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää aloittaa vuoden 2024 arviointikertomuksen valmistelun.

Päätös Tarkastuslautakunta aloitti vuoden 2024 arviointikertomuksen valmistelun ja sopi jatkotoimista.
__________

Tarkltk. 13.03.2025 § 13 

 Tarkastuslautakunta jatkaa 2024 arviointikertomuksen valmistelua.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää jatkaa arviointikertomuksen 2024 valmistelua.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti jatkaa arviointikertomuksen 2024 valmistelua.
__________

Tarkltk. 28.04.2025 § 21 

 Tarkastuslautakunnan arvioinnin tulokset ja kannanotot esitetään arviointikertomuksessa, jota tarkastuslautakunta on valmistellut kokouk­sis­saan 6.2.2025, 13.3.2025 ja 28.4.2025.

Esitys Tarkastuslautakunta päättää:

1. käsitellä ja hyväksyä vuoden 2024 arviointikertomuksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten

2. esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää koulutuskuntayhtymän hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä.

Päätös Tarkastuslautakunta päätti esityksen mukaisesti.

Liite Arviointikertomus 2024

Täytäntöönpano Hallituksen esityslistalle 22.5.2025 ja yhtymäkokouksen esityslistalle 17.6.2025.

 __________

Hallitus 22.05.2025 § 39 

 Valmistelijat: kuntayhtymän johtaja Timo Hakkarainen ja talous- ja hallintojohtaja Kari Mäntyharju.

Ohessa on tarkastuslautakunnan laatiman arviointikertomuksen tilikaudelta 2024 tarkastuslautakunnan ne kannanotot, joihin on annettava vastine hallituksen ja yhtymäkokouksen käsittelyä varten. Varsinainen arviointikertomus vuodelta 2024 kokonaisuudessaan on liitteenä. Yhteenvetona tarkastuslautakunta toteaa, että tilikauden 2024 taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet on saavutettu kohtuullisen hyvin.  Tarkastuslautakunnan kannanotot aihealueittain ovat boldattuna ja hallituksen vastineet niihin normaalilla fontilla.

1.Tilikauden aikana käydyt viranhaltijoiden haastattelut (arviointikertomuksen kappaleet 2.1.1-2.1.5)

1 a) Kehittämis- ja laatutyön osalta nähdään tarvetta yhteisten toimintatapojen terävöittämiselle ja niihin sitoutumiselle.

Luksian näkökulmasta kehittämis- ja laatutyön yhtenäistäminen on tärkeä osa jatkuvaa parantamista ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Tarve selkeyttää yhteisiä toimintatapoja on tunnistettu ja tulevaisuudessa tulee varmistaa, että koko henkilöstö sitoutuu niihin aidosti.

Tämän tavoitteen eteen vahvistetaan edelleen sisäistä viestintää, yhtenäistetään käytössä olevia prosesseja sekä tarjotaan tukea ja koulutusta henkilöstölle. Näin varmistetaan, että laatutyö ei jää irralliseksi toiminnoksi vaan kytkeytyy saumattomasti arjen käytäntöihin ja yhteiseen kehittämiskulttuuriin.

1 b) Opiskelijahuollon ja opintoalojen väliseen yhteistyöhön, uuden työntekijän perehdytykseen, verkkoympäristön kehittämiseen sekä mittaritietojen seuraamiseen, hyödyntämiseen ja systematisointiin opintoalalla tunnistettiin tarvetta kiinnittää huomiota.

Edellä mainitut asiat nousivat esille Luksian pedagogisessa itsearvioinnissa. Luksiassa on jo reagoitu tarkastuslautakunnan huomioon, joka koskee opiskelijahuollon ja opintoalojen yhteistyötä, perehdytystä, verkkoympäristöjä sekä mittaritiedon hyödyntämistä. Opintoalat nostivat näistä omia kehittämistehtäviä. Kyseiset osa-alueet nähdään keskeisiksi opiskelijan tuen, laadukkaan opetuksen ja tiedolla johtamisen kannalta.

Tunnistettuihin kehittämistarpeisiin vastataan vahvistamalla poikkitoiminnallista yhteistyötä, tarkentamalla uusien työntekijöiden perehdytyskäytänteitä ja jatkamalla verkkoympäristöjen asiakas- ja käyttäjälähtöistä kehittämistä mm. 3D Bear-yhteistyön kautta. Lisäksi kehitämme mittaritiedon keruuta (TCD) ja käyttöä tukemaan opintoalakohtaista suunnittelua ja päätöksentekoa entistä systemaattisemmin.

1 c) Haku- ja ohjauspalveluiden osalta tulisi kiinnittää huomiota hakuprosessien tasalaatuisuuteen, kysyntää herättävien koulutustuotteiden suunnitteluun sekä jatkuvan haun osalta riittävän tiheisiin aloitusväleihin.

Olemme Luksiassa sitoutuneet vahvistamaan hakuprosessien tasalaatuisuutta eri koulutusmuodoissa sekä kehittämään koulutustuotteita, jotka vastaavat alueelliseen osaamistarpeeseen ja herättävät kiinnostusta.

Jatkuvan haun sujuvuuden varmistamiseksi tarkastelemme tulevaisuudessa aloitusvälien tiheyttä ja kohdennamme ohjausresursseja asiakaslähtöisesti. Näin tuemme koulutukseen hakeutumista joustavasti ja tarkoituksenmukaisesti eri elämäntilanteissa oleville hakijoille. Käytännössä mm. verkko-opetusta kehittämällä pyrimme mahdollistamaan opiskelun aloittamisen milloin tahansa, yhdenmukaistamme kielitasovaatimuksia ja kehitämme edelleen työelämäyhteistyötä uusien koulutustuotteiden rakentamiseksi.

1 d) Opiskelijaravintolalla tulisi olla riittävän tarkat tiedot valmistettavan ruokamäärän arvioimiseksi, jotta tarpeettomat ylijäämät on mahdollista minimoida.

Koulutuspäälliköiden koordinoimana opiskelijaravintoloille tulee ilmoittaa koulutusryhmien mahdolliset poissaolot ja muut ruoka-annosten lukumäärään vaikuttavat tiedot. Asiaa on jo käsitelty useissa eri foorumeissa ja eri viestintäkeinoilla, ja sitä pyritään kehittämään edelleen.

2. Kuntayhtymän tuloskortti vuonna 2024

2 a) Työpaikkojen antaman palautteen tavoitteiksi oli asetettu vastausosuuden osalta vähintään 30 % ja saadun palautteen keskiarvoksi vähintään 4,0. Vastausosuudeksi muodostui 21 % ja saadun palautteen keskiarvoksi 4,3. Asetetut tavoitteet on pääosin saavutettu, mutta on hyvä huomata, että vastausprosentit ovat verrattain alhaiset suhteessa populaatioon. Tästä huolimatta saadun palautteen keskiarvo on korkeahko. Vastausosuus parani neljä prosenttiyksikköä vertailuvuodesta.

Työpaikkojen antama palaute on tärkeä osa koulutuksen laadun kehittämistä ja työelämäyhteistyön vahvistamista. On positiivista, että palautteen keskiarvo on pysynyt korkeana ja jopa parantunut. Tämä kertoo oppilaitoksen ja työpaikkojen välisen yhteistyön myönteisestä kokemuksesta.

Samalla tunnistetaan tarve nostaa vastausaktiivisuutta, jotta palautetieto edustaisi entistä kattavammin koko työelämäkenttää. Osaltaan alhaiseen vastausprosenttiin vaikuttaa se, että työpaikoilla työpaikka- ja työpaikkaohjaajakyselyt kohdistuvat usein samoihin henkilöihin, jolloin vastattavia kyselyitä tulee samalle henkilölle suhteettoman useita. Pyrimme kuitenkin kehittämään vastausaktiivisuutta lisäämällä viestintää sekä varmistamalla ajantasaiset yhteystiedot kaikkien vastaajien osalta.

2 b) Henkilökohtaistamisen osalta seurattiin talousarviossa asetettua tavoitetta, että kaikille opintonsa aloittaville hyväksytään henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma 60 kalenteripäivän kuluessa opintojen aloittamisesta. Toteuma oli perustutkintojen osalta 86 % ja ammatti- sekä erikoisammattitutkintojen osalta 94 %. Molemmat toteumat jäivät asetetusta tavoitteesta, mutta suunta on vahvasti oikea. Kehittämissuunnitelmien laatimisen lakisääteisyyden takia, on suositeltavaa perehtyä viivästyksen syihin, ja pyrkiä välttämään aiheettomia viivytyksiä kehittämissuunnitelmien laadinnassa.

Henkilökohtaistaminen on keskeinen osa opiskelijalähtöistä oppimista ja lain edellyttämien velvoitteiden toteutumista. Positiivista on, että henkilökohtaistamissuunnitelmien laatimisessa on saavutettu korkea toteumataso, vaikka asetettu tavoite ei vielä täysin täyttynyt.

Tavoittelemme jatkossa entistä parempaa ajantasaisuutta kehittämällä prosessien sujuvuutta, seuraamalla viivästysten syitä järjestelmällisesti ja tukemalla henkilöstöä suunnitelmien laadinnassa. Näin varmistamme, että jokainen opiskelija saa henkilökohtaisen suunnitelman oikea-aikaisesti ja laadukkaasti opintojensa tueksi. Seurannan tueksi on kehitetty tiedolla johtamista, jossa henkilökohtaistamissuunnitelmien tilannetta seurataan reaaliajassa (TCD). Jatkuvan sisäänoton vuoksi henkilökohtaistamisen ajankohta voi ajoittua eri kalenterivuodelle kuin sisäänotto. Tämä vaikuttaa tavoitteen saavuttamisasteeseen.

2 c) Neljäntenä tavoitteena oli henkilöstö- ja hyvinvointikyselyjen suorittaminen koko henkilöstölle. Kyselyt järjestettiin viimeksi 2023 keväällä ja seuraava kysely on tarkoitus toteuttaa 2025 keväällä. Kahden vuoden aikajänne on aivan liian pitkä henkilöstö- ja hyvinvointikyselyjen aikajänteeksi etenkin aikana, jolloin on haettu merkittäviä toiminnan sopeutuksia ja järjestetty henkilöstöä koskevat yhteistoimintaneuvottelut.

Vuosi 2024 oli poikkeuksellinen ja haastava useiden muutosten ja sopeutusten vuoksi. Henkilöstöpalvelut toteutti tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyn vuoden 2024 lopussa ja hyvinvointikyselyn keväällä 2025. Jatkossa henkilöstön hyvinvointikysely toteutetaan normaalissa aikataulussa vuosittain.

Olemme sopineet uudenlaisesta toimintamallista kyselyiden tulosten läpi käymiseen. Johtoryhmä käy tulokset läpi koko henkilöstön yhteisessä tilaisuudessa toukokuussa. Uudenlainen toimintamalli tulosten läpi käymisessä mahdollistaa avoimen keskustelun ja johdon valmiuden kuunnella henkilöstön näkemyksiä. Tämä lähestymistapa tukee yhteisten tavoitteiden asettamista ja konkreettisten toimenpiteiden sopimista, jotta voimme yhdessä edistää organisaation hyvinvointia ja tasa-arvoa.

3. Henkilöstö

3 a) Tarkastuslautakunta näkee tärkeänä varmistaa, että työntekijöiden työkuorma pysyy kohtuullisena ja että heillä on tarvittavat resurssit ja tuki tehtäviensä suorittamiseen.

Työyhteisön tukemiseen ja yhteishengen vahvistamiseen voidaan panostaa esimerkiksi järjestämällä yhteisiä tapahtumia sekä lisäämällä avointa vuoropuhelua työntekijöiden ja johdon välillä. Lisäksi henkilöstön osallistaminen päätöksentekoon ja työprosessien kehittämiseen voi lisätä työtyytyväisyyttä ja sitoutumista

Avointa vuoropuhelua työntekijöiden ja johdon välillä on pyritty edistämään erilaisissa yhteistyöfoorumeissa (Luksia linjoilla, henkilöstöinfot, Tietotorstai) sekä sillä, että johto on tavoitettavissa kohtuullisessa ajassa. Yhteisten tapahtumien järjestäminen vaatii johdon lisäksi aktiivisuutta koko henkilökunnalta. Yhtenä keinona yhteishengen lisäämiseen ovat esimerkiksi vuosittain pidettävät tyky-päivät, joissa on substanssitiedon lisäksi sopivassa määrin yhteistä rentoutumista ja vapaamuotoista ohjelmaa.

Työkuorman hallinnassa olennaista on työkuorman oikea jakautuminen henkilöstön keskuudessa, oman työn priorisointi, työprosessien järkeistäminen sekä henkilöstön osaamisen kehittäminen mm. digitaalisten työvälineiden hyödyntämisessä omassa työssään. Kuntayhtymässä kannustetaan henkilöstöä oman osaamisen ja sitä kautta myös työkuorman hallitsemiseen sisäisen ja ulkoisen koulutuksen avulla. Toki työkuormassa tulee ajoittaisia "piikkejä", mutta tarkoitus on pitää työkuorma keskimäärin työntekijälle osoitetun työajan puitteissa.

3 b) Ammattiohjaajien käytön sijasta voisi harkita sijaisrekisterin kehittämistä, josta voitaisiin hakea pedagogisesti päteviä sijaisia opettajien tarpeeseen. Tämä voisi parantaa opetuksen laatua ennestään.

Luksiassa on käytössä malli, jossa ammatillista ohjaajaa voidaan käyttää opettajan sijaisena 1-3 päivän pituisissa äkillisissä sijaistarpeissa. Näissä ennakoimattomissa tilanteissa ammatillinen ohjaaja on lähtökohtaisesti käytettävissä jo saman päivän aikana, eikä opetusta tarvitse perua opettajan poissaolon vuoksi.

Sijaisrekisterin kehittämisessä on potentiaalia vahvistaa opetuksen pedagogista laatua erityisesti pidempiaikaisissa sijaisuuksissa. Selvitämme mahdollisuuksia rakentaa joustava ja osaava sijaisverkosto, jota voidaan hyödyntää opettajien poissaolojen aikana tarpeen mukaan.

Kuitenkin äkillisissä sairaustapauksissa ammattiohjaajan nopea saatavuus on usein käytännöllisin ja tarkoituksenmukaisin ratkaisu opetuksen jatkuvuuden turvaamiseksi.

3 c) Henkilöstön kokema turvallisuus on heikentynyt joissakin yksiköissä. Turvallisuuden parantamiseksi tulisi arvioida tarvetta vartioinnille sekä kehittää työntekijöiden koulutusta aggressiivisen käytöksen kohtaamisessa ja kehittää toimintamalleja turvallisuusuhkien varalta.

Luksiassa on tunnistettu tarve tarkastella turvallisuustilannetta erityisesti niissä yksiköissä, joissa huoli on noussut esiin. Työturvallisuuden kehittämiseksi on tehty riskienarviointia ja turvallisuushavaintoja seurataan säännöllisesti osana arjen toimintaa.

Turvallisuuden parantamiseksi olemme käynnistäneet yhteistyön Länsi-Uudenmaan poliisin kanssa sekä arvioimme jatkossa turvallisuushavaintoilmoituksiin perustuen vartiointitarpeita kriittisissä kohteissa. Olemme kehittäneet henkilöstölle suunnattua koulutusta haastavien tilanteiden hallintaan ja päivitämme toimintamalleja turvallisuusuhkien ennaltaehkäisyyn ja niihin reagointiin.

Luksiassa on käytössä Secapp-kriisiviestintäsovellus, jonka käyttöön koko henkilökunta on koulutettu.

3 d) Henkilöstön korkea keski-ikä ja seuraavina vuosina eläköityvien merkittävä määrä huomioiden on tärkeää, että työntekijöiden työkykyisyyttä tuetaan ja huomioidaan mahdollisuudet osatyöntekoon. Eläköityvien osalta tulee tarkastella, onko henkilöiden mukana poistumassa sellaista inhimillistä pääomaa, jota kannattaisi pyrkiä siirtämään ennen poistumia ns. hiljaisen tiedon siirtämiseksi.

Työntekijöiden työkyvyn tukeminen on ensiarvoisen tärkeää. Työuran loppuvaiheessa korostuu usein tarve työkuorman keventämiseen, joko henkilökohtaisista tai terveydellisistä syistä. Olemme mahdollistaneet osa-aikaisen työnteon erilaisilla järjestelyillä. Teemme aktiivista yhteistyötä työterveyshuollon kanssa ja esihenkilöt pyrkivät järjestelemään työtehtäviä siten, että osa-aikaisen työn tekeminen on mahdollista. Eläkeyhtiö on tarvittaessa tukemassa osaltaan työntekijän työssä jatkamista.

Esihenkilöt tekevät seuraajasuunnittelua ja varmistavat ns. hiljaisen tiedon siirtämisen muun henkilöstön käyttöön. Eläköityvät työntekijät ovat osaltaan auttamassa tässä tehtävässä.

3 e) Tarkastuslautakunta toivoo erityistä huomiota johtamisen avoimuuteen sekä henkilöstön koetun tyytyväisyyden nostamiseen suhteessa organisaation johtamistapaan.

Luksiassa pidetään johtamisen avoimuutta sekä henkilöstön tyytyväisyyttä keskeisinä menestystekijöinä. Olemme sitoutuneet edistämään avointa vuorovaikutuskulttuuria, jossa johtaminen perustuu läpinäkyvään viestintään, kuuntelemiseen ja yhdessä tekemiseen.

Johtamiskäytäntöjen kehittämiseksi hyödynnämme henkilöstökyselyjen tuloksia, käymme säännöllisiä kehityskeskusteluja ja järjestämme esihenkilöille valmennuksia osallistavan ja valmentavan johtamisen vahvistamiseksi.

3 f) Esihenkilöiden osalta lautakunta pitää tärkeänä, että kaikki sitoutetaan yhteisiin toimintatapoihin sekä varataan riittävät resurssit tukipalveluiden esihenkilöille oman osaamisen kehittämiseen.

Toimintatapojen noudattaminen on edellytys organisaation yhtenäiselle ja tehokkaalle toiminnalle. Esihenkilöiltä edellytetään sitoutumista yhteisiin toimintatapoihin ja niiden mukaista toimintaa. Tulemme jatkossa kiinnittämään enemmän huomioita toimintatapojen määrittelyyn, niistä viestimiseen ja jalkauttamiseen. Seuraamme säännöllisesti toimintatapojen noudattamista ja annamme palautetta, jotta voimme tarvittaessa tehdä korjaavia toimenpiteitä.

Esihenkilöiden jatkuva kehittyminen ja osaamisen päivittäminen ovat avainasemassa toiminnan laadun ja tehokkuuden varmistamisessa. Esihenkilöillä tulee olla riittävät valmiudet johtaa tiimejään ja tukea henkilöstöä parhaalla mahdollisella tavalla. Riittävien resurssien varaaminen kaikkien esihenkilöiden oman osaaminen kehittämiseen on ensiarvoisen tärkeää.

Tarkastelemme kehityskeskusteluissa esihenkilöiden osaamisen kehittämistarpeita ja sovimme henkilökohtaisessa kehittymissuunnitelmassa mm. tarvittavista koulutuksista ja niihin käytettävissä olevista resursseista. Kuntayhtymässä tarvittavan osaamisen ja kunkin oman työn kannalta on tärkeää, että esihenkilöt kartoittavat yhdessä oman esihenkilönsä kanssa kullekin toimintavuodelle tarkoituksenmukaiset ja ajankäytöllisesti realistiset kehittämistavoitteet.

3 g) Tukipalveluiden ja koulutuksen välisen resursoinnin osalta tulee varmistua tarkoituksenmukaisesta työnjaosta, jotta varmistetaan työntekijöiden jaksaminen ja asioiden valmistelun riittävä taso.

Tarkoituksenmukaisen työnjaon edistämiseksi tulosalueen johtajat ovat sopineet, että kaikki koulutuksen esimiehet ja koulutuksen tuen ja kehittämisen sekä tukipalvelujen esihenkilöt osallistuvat yhdessä koulutuksen työkokoukseen, jossa käydään läpi tarkoituksenmukaista työnjakoa puolin tai toisin. Konsernipalvelujen sekä tukipalvelujen osalta on sovittu toukokuulle 2025 tilaisuudet, jossa koulutuspäälliköt ja tukipalvelujen palvelupäälliköt käyvät yhdessä koulutuspäälliköiden odotukset ja toiveet palvelutason ja tarkoituksenmukaisen työnjaon suhteen. Erityistä huomiota kiinnitetään asioiden valmisteluun päätöksenteon tueksi.

Esitys

Kyj Hallitus päättää antaa yhtymäkokoukselle tiedoksi yllä olevan vastineen tarkastuslautakunnan vuoden 2024 arviointikertomuksessa esittämiin kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Päätös Hallitus päätti esityksen mukaisesti.

Liite Arviointikertomus 2024

Täytäntöönpano Yhtymäkokouksen 17.6.2025 esityslistalle

 __________

Yhtymäkokous 17.06.2025     

93/00.03.00/2024  

 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 28.4.2025 § 21 laatinut arviointi-kertomuksen vuoden 2024 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Hallitus on kokouksessaan 22.5.2025 § 39 käsitellyt arviointikertomuksen ja antanut vastineensa tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Esitys Yhtymäkokous päättää käsitellä tarkastuslautakunnan laatiman arviointikertomuksen vuoden 2024 toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja merkitä tiedoksi hallituksen vastineet tarkastuslautakunnan kannanottoihin ja kehittämisehdotuksiin.

Päätös  

Liite Arviointikertomus 2024